Luonnos 13.11.2026
Julkaisupäivä [täydennetään hyväksymisen jälkeen]

Tämä seloste koskee JPS-Juniorit ry:n järjestämää jääpallo-, jalkapallo- ja futsaltoimintaa. Se kertoo, miten käsittelemme jäsenten, pelaajien, huoltajien, tapahtumiin osallistuvien, toimihenkilöiden sekä tarvittaessa yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja. Poista punaisella merkityt vanhat sanamuodot ja toimitusmerkinnät julkaisukopiosta. Täydennä hakasulkeissa olevat tiedot ennen poistamista.

1. Rekisterinpitäjä

JPS-Juniorit ry, Y-tunnus 2735536-2
c/o Viitaniemen Liikuntapuisto
Kisakatu 18, 40720 Jyväskylä
www.jps.fi

2. Tietosuoja-asioiden yhteystiedot

Henkilötietoja koskevat kysymykset ja pyynnöt voi lähettää osoitteeseen juniorit@jps.fi.

3. Rekisterin nimi

JPS-Juniorit ry:n jäsen-, yhteistyökumppani- ja seuratoimintarekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

• Jäsenluettelo ja kirjanpito. Pidämme jäsenluetteloa yhdistyslain 11 §:n perusteella ja käsittelemme kirjanpitoaineistoa kirjanpitolain perusteella.
• Jäsenasiat ja joukkuetoiminta. Käsittelemme jäsenhakemuksia, muodostamme joukkueet ja ryhmät, hoidamme jäsenmaksuja sekä pidämme yhteyttä pelaajiin, huoltajiin ja toimihenkilöihin. Perusteena on seuran oikeutettu etu järjestää toimintansa ja hoitaa siihen liittyvä yhteydenpito. [Vahvista käsittelyperuste käyttötarkoituksittain.]
• Tapahtumat, osallistumismaksut ja kausimaksut. Käsittelemme ilmoittautumisia, osallistujatietoja ja maksuja. Perusteena on osallistumissopimuksen toteuttaminen, kun henkilö on sopimuksen osapuoli ja käsittely on sopimuksen hoitamiseksi tarpeen. Muiden henkilöiden tarpeellisten tietojen käsittely perustuu seuran oikeutettuun etuun järjestää tapahtuma, pitää yhteyttä osallistujiin ja kohdistaa maksut oikein.  Käytämme laskutuksen yhteystietoja myös silloin, kun pelaajan kausimaksu laskutetaan erillisellä laskulla eikä Suomisportin kautta. [Vahvista peruste eri ilmoittautumis- ja kausimaksujen laskutustavoille.]
• Kilpailutoiminta. Ilmoitamme joukkueita ja pelaajia kilpailuihin sekä kirjaamme ottelutietoja. Seuran toimihenkilöt tarkistavat pelaajan lisenssin tai pelipassin voimassaolon sen varmistamiseksi, että pelaaja täyttää lisenssiä koskevan edellytyksen edustaa seuraa lajiliiton kilpailuissa. Perusteena on seuran oikeutettu etu osallistua kilpailutoimintaan ja hoitaa sarjan edellyttämät ilmoitukset. [Vahvista peruste ja laajuus erikseen seuran tekemälle julkiselle julkaisemiselle.]
• Yli-ikäisyysluvat. Seura hakee tarvittaessa pelaajan puolesta yli-ikäisyyslupaa Suomen Jääpalloliitolta tai Suomen Palloliiton kilpailunjärjestäjältä. Lajiliitto tai sen kilpailunjärjestäjä käsittelee hakemuksen ja ratkaisee sen. Seura käyttää hakemiseen vain siinä tarvittavia tietoja. [Vahvista ehdotettu käsittelyperuste: seuran oikeutettu etu hoitaa joukkueen osallistuminen kilpailuun sääntöjen mukaisesti.] Aiempi sanamuoto poistetaan: Käsittelemme hakemuksia seurassa ja toimitamme niitä tarvittaessa kilpailunjärjestäjälle.
• Toimihenkilöiden tehtävät. Käytämme valmentajien, joukkueenjohtajien ja muiden toimihenkilöiden tietoja tehtävien sopimiseen, työnjakoon ja yhteydenpitoon. Perusteena on seuran oikeutettu etu järjestää toimintaansa. [Vahvista käytäntö ja kuvaa mahdollinen työsuhteeseen liittyvä käsittely erikseen.]
• Yhteistyökumppanit.  Käytämme sponsorien yhteyshenkilöiden tietoja sponsorilaskujen laatimiseen ja toimittamiseen. Perusteena on seuran oikeutettu etu hoitaa yhteistyöhön liittyvää laskutusta.
• Kulukorvaukset. Käytämme korvauksen saajan tietoja kulukorvauksen maksamiseen. Kirjanpitoaineistoon kuuluvia tietoja käsittelemme kirjanpitolain perusteella. [Vahvista kulukorvauksen maksamisen käsittelyperuste.] 
• Kuvat ja videot. Kuvaamme otteluita ja säilytämme pelitallenteet maksullisessa Veo-palvelussa. Joukkueista otettuja kuvia säilytetään seuran nettisivuilla. [Täydennä joukkuekuvien, uutis- ja somekuvien, pelitallenteiden käyttötarkoitukset ja käsittelyperusteet sekä mahdolliset julkaisukanavat. Kuvaa alaikäisiä ja huoltajia koskevat käytännöt.] Kun käsittely perustuu suostumukseen, pyydämme sen kyseiseen käyttötarkoitukseen. Suostumuksen antaminen on vapaaehtoista. 

Pelaaja tai alaikäisen pelaajan vanhempi tai muu huoltaja hoitaa lisenssin tai pelipassin suoraan lajiliiton kanssa ja huolehtii pelaajan vakuutuksesta. Seuran toimihenkilöt vastaavat itse omista lisensseistään myös suoraan lajiliiton kanssa.

Kerromme hakemuksen tai ilmoittautumisen yhteydessä, mitkä tiedot ovat pakollisia. Tarvittavien tietojen puuttuessa emme välttämättä voi merkitä jäsenyyttä jäsenluetteloon, vahvistaa osallistumista tai tarkistaa pelioikeutta.

5. Rekisterin tietosisältö ja henkilöryhmät

• Jäsenet, pelaajat ja huoltajat. Jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka, jäsenyystiedot, pelaajan nimi ja ikäryhmä tai tarpeen mukaan syntymäaika, pelaajan ja huoltajan yhteystiedot sekä joukkue-, osallistumis- ja maksutiedot.
• Tapahtumiin osallistuvat. Nimi, tarvittavat yhteystiedot, ilmoittautumis- ja osallistumistiedot sekä tarvittaessa huoltajan tai maksajan tiedot ja maksun tila. Tietoja voi kertyä myös osallistujista, jotka eivät ole seuran jäseniä.
• Valmentajat ja muut toimihenkilöt. Nimi, yhteystiedot sekä tehtävä ja joukkue tai ryhmä, jossa henkilö toimii. [Vahvista käsiteltävät tiedot.]
• Kilpailutoimintaan osallistuvat. Kilpailuilmoittautumiseen tarvittavat pelaajatiedot, kokoonpanot ja ottelutapahtumat. Lisenssin tarkistuksessa käytämme pelaajan tunnistamiseen tarvittavia tietoja ja tietoa lisenssin voimassaolosta. Jos haemme yli-ikäisyyslupaa pelaajan puolesta, käytämme liiton hakemukseen edellyttämiä pelaaja- ja joukkuetietoja. [Vahvista lajikohtaiset hakemustiedot ja se, tallentaako seura lisenssitarkistuksen tuloksen.]
• Yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt.  Sponsorilaskutuksessa tarvittavat yhteystiedot ja tieto siitä, mitä sponsoria yhteyshenkilö edustaa. 
• Laskutettavat ja kulukorvausten saajat. Pelaajan kausimaksun laskuttamisessa käytämme laskutettavan henkilön tarvittavia yhteystietoja. Kulukorvauksia maksaessamme käytämme korvauksen saajan nimeä, korvauksen tietoja ja maksamiseen tarvittavia pankkitilitietoja, kuten tilinumeroa. 
• Kuvissa ja tallenteissa esiintyvät henkilöt. Pelitallenteet voivat sisältää kuvaa pelaajista ja muista ottelussa näkyvistä henkilöistä. [Täydennä muut käsiteltävät kuva- ja videotiedot sekä mahdolliset kuvaus- ja julkaisuluvat.] 

Seura ei kerää terveystietoja.

6. Tietolähteet

Saamme tietoja pelaajilta, jäseniltä, ilmoittautujilta ja huoltajilta esimerkiksi Suomisportin jäsenhakemuksella, muilla ilmoittautumislomakkeilla ja yhteydenotoissa. Joukkueiden toimihenkilöt kirjaavat toiminnassa syntyviä tietoja, kuten joukkuejaon ja osallistumistietoja. Lisenssitarkistuksessa tietolähteenä on lajiliiton käytössä oleva lisenssi- tai kilpailujärjestelmä tai pelaajan tai huoltajan toimittama tieto. [Vahvista tarkistustapa lajeittain sekä mahdolliset muut tietolähteet.] Laskutuksen ja kulukorvausten tietoja saamme myös yhteistyökumppaneilta, laskutettavilta henkilöiltä ja korvausten saajilta. 

7. Tietojen vastaanottajat ja kansainväliset siirrot

• Suomisport. Suomisport on seuran jäsenpalvelu. Käytämme sitä jäsenhakemuksiin ja jäsenyyksien hallintaan, sekä joukkueiden toiminnan organisointiin sekä maksujen keräämiseen. Suomen Olympiakomitea ry kertoo Sporttitilien henkilötietojen käsittelystä Suomisportin tietosuojaselosteessa. [Täydennä seuran muut Suomisportissa käyttämät toiminnot.]
• Lajiliitot ja kilpailunjärjestäjät. Toimitamme kilpailutoiminnan edellyttämiä pelaaja- ja joukkuetietoja lajiliitolle tai kilpailunjärjestäjälle. Kun haemme yli-ikäisyyslupaa pelaajan puolesta, toimitamme tarvittavat hakemustiedot asianomaiselle lajiliitolle tai sen kilpailunjärjestäjälle. [Vahvista lajikohtaiset vastaanottajat, tiedot ja roolit sekä julkisissa tulospalveluissa, kuten Torneopalissa, näkyvät tiedot.]
• Veo. Seura käyttää Veo-palvelua joidenkin otteluiden kuvaamiseen ja pelitallenteiden säilyttämiseen. [Vahvista palveluntarjoajan rooli ja kenellä on pääsy tallenteisiin. Kuvaa mahdollinen tallenteiden jakaminen, julkaiseminen ja kansainväliset siirrot.]
• Finago Procountor. Käytämme Finago Procountoria kirjanpitoon ja taloushallintoon. Palveluun tallennetaan sponsorilaskujen ja tarvittaessa pelaajien kausimaksujen laskutuksessa käytettäviä yhteystietoja sekä kulukorvausten maksamiseen tarvittavia pankkitilitietoja. Finago Procountorin palveluntarjoaja käsittelee näitä tietoja seuran lukuun. [Vahvista sopimuskumppanin nimi sekä tarvittaessa tilitoimiston, pankin ja laskunvälittäjän roolit ja käsittelemät tiedot.] 
• Muut palveluntarjoajat. [Täydennä ilmoittautumis-, viestintä-, tallennus-, maksu- ja taloushallintopalvelut sekä tarvittaessa kuvaus- ja suoratoistopalvelut. Kerro, mitä tietoja vastaanottajat käsittelevät.]
• Viranomaisilmoitukset. [Jos seura maksaa palkkoja, palkkioita tai ilmoitettavia kulukorvauksia, kuvaa lakisääteinen ilmoittaminen Tulorekisteriin ja ilmoitettavat tiedot.]
• Lakiin perustuva tiedonsaanti. Yhdistyksen jäsenillä on oikeus tutustua jäsenluettelon tietoihin yhdistyslain 11 §:ssä säädetyssä laajuudessa.

[Tarkista, siirtyykö tietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Jos siirtyy, kerro siirtoperuste, sovellettavat suojatoimet ja miten niistä saa lisätietoja.]

8. Tietojen suojaus ja säilytysaika

Seuran toimihenkilöillä on pääsy tehtävässään tarvitsemiinsa tietoihin. Joukkueen toimihenkilöt käsittelevät oman joukkueensa yhteys- ja osallistumistietoja. Talousasioita hoitavat henkilöt käsittelevät laskutus- ja maksutietoja. [Vahvista käyttöoikeudet ja käytössä olevat suojausmenettelyt.]

• Jäsen- ja joukkuetiedot. Säilytämme tietoja jäsenyyden tai joukkuetoimintaan osallistumisen ajan. [Täydennä, mitä tietoja säilytetään tämän jälkeen, kuinka kauan ja miksi.]
• Tapahtumailmoittautumiset. [Määritä seuran säilytysaika tapahtuman ja siihen liittyvien maksujen tai selvitysten päättymisestä.]
• Toimihenkilöiden ja yhteistyökumppaneiden tiedot. [Määritä säilytysajat tehtävän tai yhteistyön päättymisen jälkeen. Poista yhteistyökumppaneita koskevat kohdat, jos ne eivät kuulu selosteeseen.]
• Lisenssitarkistukset ja yli-ikäisyysluvat. Lisenssitiedot sekä tiedot yli-ikäisyysluvista säilytetään lajiliittojen järjestelmissä. Seura ei säilytä näitä tietoja omissa järjestelmissään.  [Jos seuralla on omia tarkistusmerkintöjä, hakemuskopioita tai tietoja lupapäätöksistä, määritä, mitä säilytetään ja kuinka kauan. Lajiliiton oma säilytyskäytäntö kuvataan sen omissa tietosuojatiedoissa.]
• Kilpailutiedot, kuvat ja tallenteet. Kilpailutiedot ovat lähtökohtaisesti lajiliittojen järjestelmissä. Seura saattaa joitain yksittäisiä pelien tuloksia tai pelaajan tilastoja laittaa nettisivuilleen tai somekanaviin harkitusti. Peleistä otetut tallenteiden ottamiseen ja säilyttämiseen käytetään Veo järjestelmää (kts. yllä). Jääpalloliitto säilyttää kilpailutietoja Torneopal järjestelmässään (https://finbandy.torneopal.fi/). Vastaavasti jalkapallon ja futsalin tuloksia säilytetään Palloliiton Tulospalvelussa (https://tulospalvelu.palloliitto.fi/). 
• Kirjanpitoaineisto. Tositteita ja muuta vastaavaa aineistoa säilytämme vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tilinpäätöstä, kirjanpitoja ja muuta kirjanpitolain 2 luvun 10 §:ssä erikseen mainittua aineistoa säilytämme vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Voit pyytää pääsyä omiin tietoihisi ja virheellisten tietojen korjaamista. Tietosuoja-asetuksen edellytysten täyttyessä voit myös pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista taikka tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Voit henkilökohtaiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella vastustaa käsittelyä, joka perustuu seuran oikeutettuun etuun. Suoramarkkinointia voi vastustaa milloin tahansa. Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa. Peruutus vaikuttaa siitä eteenpäin.

Lähetä pyyntö osoitteeseen juniorit@jps.fi. Huoltaja voi asioida lapsen puolesta lapsen edustajana. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä kuukauden kuluessa. Voimme tarvittaessa varmistaa henkilöllisyytesi tai edustusoikeutesi. Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojasäännösten vastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.

Johtokunnan tarkistettavaksi ennen julkaisua

• Vahvistakaa lajeittain, mistä käsittelystä vastaa JPS-Juniorit ry ja mistä Jyväskylän Seudun Palloseura ry, lajiliitto tai muu toimija. Tarkistakaa myös joukkueiden omat lomakkeet, tiedostot ja viestintäkanavat.
• Vahvistakaa käsittelyperusteet, vastaanottajat ja mahdolliset siirrot EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Arvioikaa alaikäisten tietojen julkinen näkyvyys erikseen. Aiempi tarkistuskohta poistetaan: Jos seura kerää terveystietoja, vahvistakaa käsittelyn yleinen peruste ja erityinen poikkeusperuste.
• Sopikaa säilytysajoista ja siitä, kuka vastaa tietojen poistamisesta. Täydentäkää tarvittaessa tiedot verkkosivun lomakkeista ja analytiikasta sekä mahdollisesta GDPR:n 22 artiklan mukaisesta automatisoidusta päätöksenteosta.
• Täydentäkää hakasulkeisiin merkityt kohdat ja poistakaa tämä tarkistusosio julkaisukopiosta. Lisätkää linkki jäsensivulle ja asiaankuuluville lomakkeille.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus · Yhdistyslaki · Kirjanpitolaki